Privacy

De Provincie Zeeland hecht er veel waarde aan dat binnen haar organisatie zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoonsgegevens. Met deze verklaring geeft de Provincie Zeeland weer op welke wijze zij omgaat met persoonsgegevens en welke rechten u heeft op het gebied van privacy.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 december 2021.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets vertelt over u of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat of naar u te herleiden is. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om uw naam, uw adres of uw rekeningnummer.

Wat is een verwerking?

Met verwerken bedoelen we alle handelingen die we met uw persoonsgegevens kunnen doen, zoals het verzamelen, bewaren, vastleggen, aanpassen, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

De Provincie Zeeland is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring. Provincie Zeeland is gevestigd in het Provinciehuis, Abdij 6, 4331 BK Middelburg.

U kunt contact met ons opnemen via https://www.zeeland.nl/contact

Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Deze privacyverklaring is bedoeld voor burgers en/of bedrijven die contact hebben met de Provincie Zeeland (bijvoorbeeld voor de aanvraag van een subsidie of vergunning), voor bezoekers (waaronder leveranciers) van de locaties van de Provincie Zeeland en bezoekers van deze website.

Waar kan ik vragen over privacy en mijn rechten stellen?

De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de wijze waarop binnen de Provincie Zeeland wordt omgegaan met privacy en het verwerken van persoonsgegevens.

Vragen over privacy of gebruik maken van uw privacyrechten

Heeft u een algemene vraag over privacy of wilt u gebruik maken van één van uw privacyrechten, dan kunt u per post of per e-mail contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via onderstaande contactgegevens: 

Provincie Zeeland
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 6001
4330 LA Middelburg
E-mail: avg@zeeland.nl

Datalek

Heeft u informatie ontvangen die niet voor u bestemd is, heeft u een kwetsbaarheid in onze beveiliging geconstateerd of is er volgens u sprake van een datalek? Meld dit dan direct bij servicedesk@zeeland.nl. Laat uw contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) achter, zodat contact met u kan worden opgenomen.

Klacht indienen

Heeft u een klacht? Dan kunt u dit melden bij avg@zeeland.nl en zal uw klacht door onze Functionaris Gegevensbescherming in behandeling worden genomen. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor: Klacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Waarom en welke persoonsgegevens verwerken wij?

De provincie verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar wettelijke en bestuurlijke taken op het gebied van de volgende thema’s:

  • Automatisering
  • Beheer en onderhoud
  • Bereikbaarheid
  • Cultuur en monumenten
  • Economie
  • Energie
  • Facilitair
  • Financiën
  • Grensoverschrijdende samenwerking en Europa
  • Grote projecten
  • Landbouw en visserij   
  • Mobiliteit en samenleving
  • Natuur en natuurbeleving
  • Onderwijs
  • Personeel en organisatie
  • Ruimte
  • Stikstof
  • Toezicht en handhaving
  • Vrijetijdseconomie
  • Water/klimaatadaptatie
  • Zorg

Als organisatie werken we voornamelijk met maatschappelijke opgaven en programma’s om te werken aan de bovengenoemde taken. Bekijk het actuele overzicht van de maatschappelijke opgaven en programma’s.

Daarnaast heeft de provincie een belangrijke rol als gebiedsregisseur. Vanuit deze verbindende rol initieert, stimuleert, faciliteert en neemt zij zelf deel aan samenwerkingsverbanden. Binnen samenwerkingsverbanden worden persoonsgegevens alleen met andere partijen gedeeld, als daar een grondslag voor is. Goede invulling van de rol van gebiedsregisseur vraagt ook om goed relatiemanagement. Persoonsgegevens die door de provincie worden verwerkt ten behoeve van het onderhouden van relaties, worden uitsluitend verwerkt indien betrokkenen schriftelijke toestemming hebben verleend.

De provincie verwerkt ook persoonsgegevens ten behoeve van haar interne bedrijfsvoering en beveiliging. Zo voert de provincie een personeelsadministratie en wordt het provinciehuis aan de hand van cameratoezicht beveiligd.

De provincie gebruikt persoonsgegevens alleen voor de verwerkingen waarvoor ze bedoeld zijn. Gegevens worden niet verwerkt voor andere doeleinden. Daarnaast worden alleen de persoonsgegevens verwerkt die strikt noodzakelijk zijn voor de verwerking

Zie hiervoor eveneens ons Privacybeleid.

Globale beschrijving belangrijkste verwerkingen

Hieronder treft u een globale beschrijving aan van de meest belangrijke verwerkingen binnen de organisatie.

Communicatie
Tonen Verbergen

Evenementen, relatiebeheer en gebruik beeldmateriaal

Provincie Zeeland organiseert diverse evenementen of laat anderen die in opdracht van de provincie organiseren. Om u hiervoor in te schrijven hebben we doorgaans persoonsgegevens van u nodig. Denk hierbij aan uw naam, adres, e-mailadres, eventuele allergieën of andere wensen. De gegevens die we nodig hebben is afhankelijk van het type evenement. We streven ernaar zo min mogelijk gegevens te verzamelen. In ieder geval niet meer dan nodig voor dat specifieke evenement. We zullen de gegevens die u voor een evenement hebt achtergelaten ook niet voor andere doelen gebruiken. Op het inschrijfformulier voor een evenement wordt extra informatie gegeven over de persoonsgegevens die we van u nodig hebben en waarom voor het betreffende evenement.

Het is mogelijk dat er foto’s worden gemaakt op evenementen. Dit zijn doorgaans sfeerimpressies. Wanneer u duidelijk herkenbaar op de foto staat zullen we toestemming vragen om de foto te verwerken. We verwerken contactgegevens (naam bedrijf, naam contactpersoon, e-mailadres contactpersoon, adres bedrijf, KvK-nummer bedrijf) voor ons relatiebeheer.

Pers

We gebruiken uw persoonsgegevens onder andere om persberichten en persuitnodigingen te versturen. Ook gebruiken we uw persoonsgegevens voor het beantwoorden van uw persvraag en om contact met u op te nemen als wij meer informatie nodig hebben om uw vraag te kunnen beantwoorden. Wanneer journalisten, medewerkers of bestuurders hier gebruik van maken, verwerken wij hiervoor naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer om de persvragen te kunnen beantwoorden.

Vragen en formulieren

Vragen per post of per e-mail

Wanneer u ons een vraag per post of e-mail verstuurd gebruiken we uw gegevens, naam, e-mailadres en eventueel uw adres en telefoonnummer, om uw vragen te beantwoorden.

Formulieren op website

Als u een formulier op onze website invult worden de door u ingevulde gegevens, uw naam, e-mailadres en eventueel uw adres en telefoonnummer, verstuurd. In het formulier geven wij altijd aan waarvoor we uw gegevens zullen gebruiken, bijvoorbeeld om uw inzending te beantwoorden of bijvoorbeeld voor een enquête. Dit doen wij op basis van uw toestemming, dit geeft u aan in het formulier.

Informatie opsturen naar uw adres

Als u ons vraagt gedrukte informatie op te sturen, hebben wij uw naam en adres nodig. We vragen ook om uw telefoonnummer en e-mailadres voor het geval er problemen zijn met de levering. Deze gegevens hebben we nodig om aan uw verzoek te kunnen voldoen en worden dan ook alleen daarvoor gebruikt.

Afscheid

Bij afscheid van bestuurders van de provincie zal hiervoor een afscheidsregister worden geopend op de website. Op deze manier wordt aan betrokkenen de gelegenheid gegeven om digitaal een afscheidsboodschap over te brengen voor de inzet en betrokkenheid van het bestuurlijk lid voor de provincie. Voor het uitbrengen van een afscheidsboodschap zal uw naam worden gevraagd en worden vermeld bij uw bericht op de website. Eveneens wordt na sluiting van het register op de website alle berichten gebundeld en aangeboden aan het bestuurlijk lid.

Condoleanceregister

In geval van overlijden van bestuurders van de provincie zal hiervoor een condoleanceregister worden geopend op de website. Op deze manier wordt aan betrokkenen de gelegenheid gegeven om digitaal hun condoleances over te brengen. Voor het uitbrengen van condoleances zal uw naam worden gevraagd en worden vermeld bij uw condoleancebericht op de website. Eveneens wordt na sluiting van het condoleanceregister op de website alle berichten gebundeld en aangeboden aan de nabestaanden. 

Nieuwsbrieven

Als u één van onze nieuwsbrieven wilt ontvangen, gebruiken we uw naam en e-mailadres. Voor sommige nieuwsbrieven worden uw persoonlijke voorkeuren verwerkt om een gepersonaliseerde nieuwsbrief te versturen, zoals bijvoorbeeld uw beroepssector.

We versturen alleen nieuwsbrieven als u daar toestemming voor geeft. U kunt altijd uw toestemming weer intrekken door middel van een afmeldlink in de betreffende nieuwsbrief of via het aangegeven e-mailadres. Dan zorgen we ervoor dat u de betreffende nieuwsbrief niet meer ontvangt en verwerken we uw persoonsgegevens voor de betreffende nieuwsbrief niet meer. Het enige dat wij wel registreren is dat u de toestemming voor het ontvangen van die nieuwsbrief heeft ingetrokken. Dit doen wij omdat wij verplicht zijn aan te tonen dat u toestemming heeft verleend of dat u de toestemming hiervoor heeft ingetrokken.

Social media

Provincie Zeeland is actief op diverse social media. We hebben onder meer accounts op Facebook, Instagram, Twitter, YouTube en LinkedIn. Via deze kanalen kunt u reageren op berichten die wij publiceren. Doel daarvan is om inwoners van Provincie Zeeland en geïnteresseerden op de hoogte te brengen van wat er speelt en ze voor meer informatie te leiden naar onze eigen website(s). We gebruiken generieke informatie, zoals het aantal likes en reacties, om het bereik te analyseren en de uitvoering van onze publieke taken en het beleid te verbeteren. Provincie Zeeland vindt het belangrijk te melden dat het geen invloed heeft op de wijze waarop deze platforms omgaan met uw persoonsgegevens. Provincie Zeeland adviseert u geen privacygevoelige gegevens te delen via deze platforms. Voor het functioneren van de dienstverlening van Provincie Zeeland zijn deze gegevens niet noodzakelijk. Meer informatie over privacybeleid per kanaal lees je op de websites van TwitterFacebookInstagramYouTube en LinkedIn.

Financiën
Tonen Verbergen

Als u een factuur indient, gebruiken wij uw persoonsgegevens om de factuur te betalen. Indien u een bedrag aan de provincie moet betalen, gebruiken we uw persoonsgegevens om u een factuur te kunnen sturen. Ook gebruiken we uw persoonsgegevens om een deugdelijke financiële administratie te kunnen voeren, waarmee we ons handelen kunnen verantwoorden.

Vastgoed
Tonen Verbergen

Vastgoedontwikkeling

Wij gebruiken en registreren uw persoonsgegevens en/of uw bedrijfsgegevens om uw (aan)vraag te behandelen en om contact met u op te kunnen nemen. Deze gegevens gebruiken wij onder andere ook om overeenkomsten op te stellen en te versturen, zoals bij aan- en verkoop van percelen of kavels. Of bij (ver)huur van grond, vestiging van beperkte rechten (bijvoorbeeld erfpacht, opstal en erfdienstbaarheden), pacht en projectrealisatie. Daarbij zorgen wij ook voor de afrekeningen, besluiten en facturen. Als het nodig is, verzenden wij de overeenkomsten naar de notaris. Uw gegevens bewaren we in het provinciaal archief.

Vastgoedmanagement

Wij gebruiken en registreren uw persoonsgegevens en/of de gegevens van uw bedrijf of organisatie om uw (aan)vraag te behandelen en om contact met u op te kunnen nemen. Deze gegevens gebruiken wij onder andere ook om u te informeren en afspraken met u te maken. Bijvoorbeeld om u te informeren over een project of om een klacht of storing op te lossen, maar ook om onderhoud uit te (laten) voeren. Ook gebruiken en slaan we de gegevens op om overeenkomsten te maken en facturen te versturen. Bijvoorbeeld samenwerkings-, huur- en bruikleenovereenkomsten. Uw gegevens bewaren we in het provinciaal archief.

Subsidies
Tonen Verbergen

Met subsidies voert de provincie het provinciaal beleid uit. Met subsidie kunnen ondernemers zich ontplooien en kunnen maatschappelijke organisaties activiteiten organiseren. Denk aan het organiseren van een festival of sportmanifestatie. Subsidie is er ook voor agrarisch natuurbeheer, cultuureducatie en het opknappen van oude woningen. Gemeenten, ondernemers, stichtingen en in specifieke gevallen particulieren kunnen gebruik maken van subsidieregelingen. Wanneer u subsidie aanvraagt via een subsidieformulier verwerken wij persoonsgegevens van u om uw aanvraag in behandeling te kunnen nemen.

Daarnaast publiceert de Provincie Zeeland maandelijks een overzicht met verleende subsidies. Dit overzicht, het subsidieregister, bevat informatie over wie subsidie ontvangt, het verleende bedrag en waar de subsidie voor bedoeld is. Zie voor meer informatie: Subsidieregister Provincie Zeeland

Om uw subsidieaanvraag te kunnen behandelen, hebben we uw persoonsgegevens nodig. Als u het (digitale) aanvraagformulier invult, vragen wij u onder meer om persoonsgegevens zoals namen van contactpersonen, een telefoonnummer, e-mailadres of bankrekeningnummer. Deze persoonsgegevens hebben wij nodig om uw subsidieaanvraag te kunnen behandelen. Wij kunnen dan contact met u opnemen als wij vragen hebben en kunnen wij u op de hoogte brengen van ons besluit. Bij een positief besluit op uw subsidieaanvraag, hebben wij de gegevens ook nodig voor de uitbetaling van de aangevraagde subsidie en het uitvoeren van een controle op de aangeleverde gegevens bij de subsidieaanvraag en de vaststelling. Wij gebruiken de persoonsgegevens uitsluitend voor deze doeleinden.

Als u de gevraagde persoonsgegevens niet – of maar gedeeltelijk – aan ons verstrekt, betekent dit dat wij uw aanvraag niet kunnen behandelen.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor wij deze persoonsgegevens nodig hebben. Zie voor meer informatie: Subsidie aanvragen

Vergunningen en ontheffingen
Tonen Verbergen

Wet- en regelgeving vanuit het Rijk en Europa en verordeningen van de provincie zijn er om natuur te beschermen en het milieu te ontzien. In een aantal gevallen kunt u een ontheffing aanvragen om een activiteit te ontplooien, soms hebt u een vergunning nodig. Wat u precies moet doen, hangt af van wat uw plannen zijn. In een aantal gevallen vraagt de provincie een vergoeding voor de werkzaamheden.

Om uw vergunning of ontheffingsaanvraag te kunnen behandelen, hebben we uw persoonsgegevens nodig. We gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor dit doel. Om dit doel te bereiken gebruiken we uw persoonsgegevens bij de volgende activiteiten:

  • voor het behandelen van bijvoorbeeld uw aanvraag, verzoek of melding;
  • om contact met u op te nemen als wij vragen hebben;
  • u op de hoogte te brengen van ons besluit;
  • voor het in rekening brengen van eventuele vergoedingen.

Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan nodig is voor het doel dat we willen bereiken. Zie voor meer informatie: Vergunningen en ontheffingen

Maatschappelijke opgaven
Tonen Verbergen

Provincie Zeeland werkt als organisatie voor de uitvoering van zijn taken met maatschappelijke opgaven en programma’s. Bekijk het actuele overzicht van de maatschappelijke opgaven en programma’s

Het werken met maatschappelijke opgaven en programma’s doen we samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen, maar ook met inwoners van Zeeland. Voor het realiseren van onze maatschappelijke opgaven waarin we samen werken aan de toekomst van Zeeland is gegevensverzameling- en uitwisseling van groot belang. Het beschermen van persoonsgegevens en een rechtmatige gegevensverwerking is een essentieel onderdeel van die gegevensverzameling- en uitwisseling. Omdat wij ons ervan bewust zijn dat de bescherming van persoonsgegevens belangrijk is en een grote bijdrage levert aan het realiseren van onze maatschappelijke opgaven, hechten wij er veel waarde aan dat op een rechtmatige, behoorlijke, en transparante manier persoonsgegevens binnen onze organisatie wordt verwerkt.

Ten aanzien van de uitvoering van de verschillende maatschappelijke opgaven en programma’s verwerken wij voor verschillende doeleinden persoonsgegevens. Bijvoorbeeld ten aanzien van het organiseren van bijeenkomsten, uitvoeren van onderzoeken of enquêtes of het informeren van omwonenden over een ontwikkeling met een brief. In alle gevallen zullen wij alleen de persoonsgegevens verwerken die voor dit doel noodzakelijk zijn. Zo zullen wij bij het informeren met een brief deze richten ‘aan de bewoners van’ en als u lid bent van een werkgroep of klankbordgroep van een project, informeren wij u persoonlijk. Deelt u uw persoonsgegevens met ons, omdat u een nieuwsbrief over een project wilt ontvangen, dan gebruiken we uw gegevens alleen om deze nieuwsbrief te versturen.

Voor het uitvoeren van (gerichte) acties, campagnes of promotieactiviteiten voor diverse maatschappelijke opgaven ten behoeve van regio Zeeland, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortejaar- en/of datum, evt. voorkeuren en interesses en beeldmateriaal. Te denken valt bijvoorbeeld aan de eindexamencampagne die jaarlijks door de Provincie Zeeland wordt georganiseerd voor Zeeuwse eindexamenscholieren. Deze campagne heeft als doel deze scholieren te feliciteren met hun diploma en is onderdeel van een breder kader waarin wordt beoogd om jong talent blijvend te binden en te boeien voor Zeeland. Provincie Zeeland verwerkt voor deze acties, campagne of promotieactiviteiten alleen persoonsgegevens wanneer hier actief toestemming is verleend door de gebruiker.

Commissaris van de Koning
Tonen Verbergen

De commissaris van de Koning vertegenwoordigt de provincie op allerlei gebieden. Dat kan zijn in besprekingen over provinciale onderwerpen met andere overheden, het bijwonen van officiële plechtigheden, het openen van tentoonstellingen enzovoort. Uw persoonsgegevens worden binnen de taken van de commissaris van de Koning mogelijk gebruikt bij aanvragen van Koninklijke onderscheidingen en bij de selectie voor burgemeestersbenoemingen. Wij gebruiken hiervoor alleen de persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn en verwerking gebeurt in overeenstemming met de in de wet en daarop gebaseerde regelgeving. De gegevens worden overeenkomstig de wettelijke termijnen bewaard. Zie voor meer informatie: Commissaris van de Koning

Provinciale Staten
Tonen Verbergen

Provinciale Staten is de volksvertegenwoordiging van Zeeland. Hier wordt de koers bepaald van het provinciale beleid, door Provinciale Staten wordt het college van Gedeputeerde Staten benoemd en gecontroleerd. Voorstellen voor beleid worden besproken in Statencommissies en de besluiten hierover worden genomen tijdens de vergaderingen van Provinciale Staten.

Er zijn verschillende redenen waarom persoonsgegevens worden verwerkt ter ondersteuning van het werk van Provinciale Staten. Dit betreft onder andere gegevens over:

  • samenstelling van Provinciale Staten
  • samenstelling van staten- en adviescommissies
  • fractieondersteuners en stichtingen ter ondersteuning van Statenfracties
  • insprekers in commissies of op informatie avonden
  • voor het instellen van onderzoek naar het bestuur van GS en de CvdK (art 151a PW)
  • informatieverzoeken
  • initiatiefnemers en ondertekenaars van burgerinitiatieven
  • indieners en ondertekenaars van referendum verzoeken
  • indieners van bezwaren of klachten voor zover deze PS aangaan

Zie voor meer informatie: Provinciale Staten

Jongerennetwerk Jouw Zeeland
Tonen Verbergen

Jongeren tussen de 12 en 23 jaar praten via Jouw Zeeland mee over onderwerpen waar de Provincie Zeeland over gaat. Denk aan onderwijs, openbaar vervoer en klimaatverandering. Als u zich aanmeldt om lid te worden van Jouw Zeeland, vragen we u om een formulier in te vullen met uw naam, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer (optioneel). We gebruiken deze persoonsgegevens om u te:

  • informeren over bijeenkomsten en activiteiten die voor leden van het jongerennetwerk Jouw Zeeland interessant kunnen zijn;
  • informeren over bijeenkomsten en activiteiten waarvoor u zich hebt opgegeven;
  • toesturen van nieuwsbrieven (Jouw Zeeland Update);
  • attenderen op een poll of vragenlijst.

U kunt zich te allen tijde weer afmelden als lid van Jouw Zeeland via jouwzeeland@zeeland.nl. Uw persoonsgegevens worden dan uit ons bestand verwijderd. In het geval wij uw persoonsgegevens voor een ander doel willen gebruiken, vragen wij hiervoor eerst apart toestemming aan u. Zie voor meer informatie: Jouw Zeeland 

Delen we uw gegevens met andere partijen?

De provincie verstrekt uw persoonsgegevens in beginsel niet aan derden zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij de provincie dat moet doen vanwege een wettelijke bepaling, een publieke taak of een uitspraak van de rechter. Met organisaties die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin worden de verantwoordelijkheden en een zorgvuldige en veilige omgang van deze gegevens vastgelegd conform de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Persoonsgegevens mogen in principe niet worden doorgegeven naar een organisatie in een land buiten de EU. Dit komt omdat binnen de EU een goede bescherming voor de persoonsgegevens is, en daarbuiten niet in alle gevallen. Onder doorgifte wordt onder andere verstaan: het opslaan (bijvoorbeeld in de Cloud) of het ter beschikking stellen van persoonsgegevens aan een organisatie buiten de EU.

Als overheidsinstantie kiest Provincie Zeeland de veilige kant en staat zij in principe geen verwerkingen buiten de Economische Europese Ruimte (EER) toe als het niet noodzakelijk is. Dit zijn alle landen binnen de EU plus de landen Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Deze laatstgenoemde drie landen kennen een gelijkwaardig niveau van bescherming van persoonsgegevens. In het uitzonderlijke geval dat het niet anders kan, zal de provincie alleen persoonsgegevens doorgeven aan een land buiten de EER of een internationale organisatie op grond van de goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

Doen wij ook aan profilering?

Met profilering wordt de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld, waarmee bijvoorbeeld gedrag wordt geëvalueerd en geprobeerd te voorspellen.

De Provincie Zeeland maakt geen gebruik van profilering.

Hoe beveiligen we uw gegevens?

De Provincie Zeeland neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid en zijn conform de geldende ISO27001 beveiligingsnormen en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Binnen de provincie maken wij gebruik van systemen en standaarden om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt.

Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Enkel medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden, hebben toegang tot (een deel van) het systeem waarin uw gegevens zijn opgeslagen. Autorisatie voor toegang tot het systeem gebeurt aan de hand van rollen. Het verlenen van deze autorisaties verloopt via vaste procedures onder verantwoordelijkheid van de manager van het betreffende organisatieonderdeel die uw gegevens verwerkt.

Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast. Zie voor meer informatie: Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende Informatieveiligheidsbeleid Provincie Zeeland 2019 - 2023

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

De Provincie Zeeland bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk voor de goede uitvoering van haar taken en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Maar soms zijn wij verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren. In die gevallen moeten wij deze persoonsgegevens bewaren om te voldoen aan de Archiefwet of andere wetgeving, zoals de belastingwetgeving.

Welke rechten hebben betrokkenen ten aanzien van persoonsgegevens?

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene verschillende rechten als het gaat om de verwerking van uw gegevens. Wanneer u een beroep wilt doen op uw rechten wordt uw identiteit door ons gecontroleerd. Zo weten we zeker dat we met u contact hebben. Om uw identiteit te controleren worden bijvoorbeeld een aantal identificerende vragen gesteld.

Als u wilt weten welke persoonsgegevens de Provincie Zeeland van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen (artikel 15 AVG).

Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen (artikel 16 AVG).

U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht de provincie te verzoeken uw gegevens te verwijderen, het zogenoemde recht op vergetelheid (artikel 17 AVG). Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn in het geval van een onrechtmatige verwerking.

Indien u de (digitale) persoonsgegevens die de provincie van u verwerkt wilt ontvangen, dan kunt u een beroep doen op uw recht van dataportabiliteit (artikel 20 AVG). Dit betekent dat u uw gegevens verstrekt krijgt in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm welke u, mocht u dit wensen, eenvoudig door kunt geven aan een andere organisatie.

Ook kunt u verzoeken om beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens of daartegen bezwaar maken (artikel 18 en 21 AVG).  

Een verzoek kan worden ingediend door een brief of een e-mail te sturen naar onderstaande gegevens:

Provincie Zeeland
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
o.v.v. AVG verzoek
Postbus 6001
4330 LA Middelburg
E-mail: avg@zeeland.nl

De Provincie Zeeland streeft naar een persoonlijke en snelle afhandeling van uw verzoek en behandelt uw verzoek binnen een 4 weken termijn. Om zo goed mogelijk op uw verzoek te kunnen reageren, wordt u verzocht om zo duidelijk mogelijk over uw verzoek te communiceren. De Functionaris Gegevensbescherming behandelt niet uw verzoek. Dit wordt uitgevoerd door de Provincie Zeeland, maar de Functionaris Gegevensbescherming ziet als onafhankelijk toezichthouder wel toe op de juiste en correcte afhandeling van uw verzoek.

Heeft u hulp nodig of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. 

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan door Provincie Zeeland te allen tijde gewijzigd worden. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze gepubliceerd zijn op deze pagina. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van wijzigingen op de hoogte bent.